Ein Event steht vor der Türe und du möchtest davon Bilder haben.
Eventfotografie ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine gute Planung und Vorbereitung erfordert. Um sicherzustellen, dass du von der Fotografin die gewünschten Ergebnisse bekommst, ist ein klares und umfassendes Briefing unerlässlich.
In diesem Blogartikel gebe ich dir einige Tipps und Anregungen, wie du solch ein Briefing erstellst.
Der Einstieg
Je mehr Details du zusammenstellen kannst, umso besser gelingt es, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Kommuniziere einfach und klar, vermeide Fachbegriffe, die ausserhalb nicht einfach zu verstehen sind.
Am besten beginnst du damit, dir die Ziele des Shootings klarzumachen. Sobald du die Ziele kennst, arbeitest du dich durch die anderen Punkte.
So gehst du Schritt für Schritt vor
Ziel des Shootings
Was soll mit den Fotos erreicht werden? Sollen sie beispielsweise für die Presse, die Website oder die Social-Media-Kanäle verwendet werden?
Teile am besten Beispielbilder von anderen Anlässen. Jede Fotografin hat ihren eigenen Stil. Sei offen für Neues.
Art der Veranstaltung
Welche Art von Veranstaltung findet statt? Handelt es sich um eine Messe, eine Konferenz, ein Firmenanlass oder eine andere Veranstaltung?
Zeitplan
Wann findet die Veranstaltung statt und wie lange soll die Fotografin anwesend sein? Was ist der inhaltliche und zeitliche Programmplan? Was findet wo statt? Welche der Programmpunkte müssen unbedingt fotografiert werden, welche nicht?
Einen eng getakteten Event zu fotografieren kann ein echter Marathon sein. Je mehr Klarheit herrscht, was wann & wo passiert umso einfacher machst du es der Fotografin.
Location
Wo findet die Veranstaltung statt? Gibt es besondere räumliche oder technische Gegebenheiten, die berücksichtigt werden müssen? Achte darauf, dass die Raumgrössen und die Anzahl Personen im Raum Platz bieten um zu fotografieren.
Wie ist die Lichtsituation vor Ort?
Bilder der Location sind immer hilfreich. Am besten organisierst du eine Begehung vorab. Manchmal sind die Laufwege weit und es ist von Vorteil, das vorher einmal durchgegangen zu sein. Aus meiner Erfahrung ist die Zeit am Event selbst, oftmals zu knapp, da es noch viel vorzubereiten gibt.
Teilnehmende
Wer sind die Teilnehmenden der Veranstaltung? Gibt es Personen, die fotografiert werden sollen? Wie sollen diese fotografiert werden? Im Gespräch oder im Portrait?
Welche Gruppenbilder sollen festgehalten werden? Stelle der Fotografin jemanden beim Event zur Seite, die die gewünschten Personen sammelt und gruppiert.
Bildsprache
Welche Bildsprache wünschst du dir? Sollen die Fotos beispielsweise eher dokumentarisch oder kreativ sein? Sei offen für einen Perspektivenwechsel und lass Raum für kreative Freiheiten. Das macht den Bildpool abwechslungsreich.
Bildformate
In welchen Formaten (WEB, PRINT) sollen die Fotos geliefert werden?
Termine
Bis wann werden die Bilder erwartet?
Datenübergabe
Wie sollen die Fotos übergeben werden? Oftmals verfügen Fotografinnen über tolle Tools, die dir die Arbeit erleichtern, wenn es um den Bildtransfer und die -auswahl geht.
Budget
Welches Budget steht zur Verfügung? Eventfotografie ist zeitintensiv. Bleib realistisch und kalkuliere nicht zu knapp. Profitiere von der Erfahrung der Fotografin.
Denk daran die Teilnehmenden zu informieren, dass am Anlass fotografiert wird. Stell mit der Location und in den Räumlichkeiten sicher, dass fotografieren erlaubt ist. Kommuniziere vorab, falls es Einschränkungen gibt.
Am Eventtag
Anreise - Sichere bei Bedarf einen Parkplatz für die Fotografin
Lagerung - Wo kann die Fotografin sicher ihr Equipment lagern?
Pausen - Ob/wann sind kurze Verpflegungspausen geplant?
Vorstellung
Nimm dir bei der Begrüssung die Zeit um das Eis zu brechen und stell die Fotografin den Teilnehmenden vor. Vielleicht sogar mit einem kurzen Slide. So hat man gleich einen Bezug und alle sind informiert.
Terminreservation
Sichere dir frühzeitig den Termin mit der Fotografin. Du glaubst gar nicht wie oft ich Anrufe erhalte von Veranstaltern, die für den kommenden Tag noch jemanden suchen, um zu fotografieren.
Fazit
Ein perfektes Briefing ist die Grundlage für ein erfolgreiches Eventshooting. Nimm dir vorab genügend Zeit, die Details persönlich abzusprechen, besonders, wenn du zum ersten Mal mit jemandem zusammenarbeitest. So stellst du sicher, dass du von der/dem FotografIn die gewünschten Ergebnisse erhältst.
Bei Fragen zu deinem Anlass helfe ich dir jederzeit gerne weiter. Komm einfach auf mich zu.
Du willst wissen, welche Rolle das Wetter beim fotografieren spielt? Auch dazu habe ich dir ein paar tolle Tipps: https://www.sandra-gill.com/blog/fotoshootings-und-das-wetter